Los archivos en sobres cerrados que contienen registros confidenciales en casos disciplinarios, incluyen reportes hechos por el comité judicial. Información concerniente aacusasiones de individuos acusados de abuso infantil, probado o de otra manera, deberá ser colocado en los archivos confidenciales y marcarlos como “No destruir” y mantenerlo indefinidamente.
Dirigirán la supervisión a aquellos que cuidan la contabilidad.
Circula a través de los ancianos fotocopias de todas las cartas desde la central y de lossupervisiores viajantes y archiva los originales para futuras referencias.
Mantiene registros concernientes a la propiedad, seguros, préstamo, escrituras y otros asuntos del salón del Reino.
Mantiene una lista de los artículos de negocios que los ancianos o la congregación deberán manejar en el futuro, como cuentas de utilidad, asuntos de impuestos, artículos del gobierno y comprueba que estén seguros y serán cuidados a lo largo del tiempo.
Notifica al coordinador cuando un publicador ha sido bautizado un año.
Supervisa asuntos de la convención de distrito
Junto con el supervisor de servicio, toma la delantera en organizar el esfuerzo para cuidar los publicadores inactivos. Ver 4:12,15
Recopila reportes de servicio de campo. Mantiene la trajeta de registro de los publicadoresde la congregación al día. Prontamete informa de manera grupal a los superintendentes con respecto a los publicadores en su grupo quien no ha reportado horas en el mes.
Transmite los informes mensuales prontamente, envía comunicaciones preparadas por otros hermanos como necesiten.
Mantiene al cuerpo de ancianos informado de cualquier problema que los precursores estén experimentando. Con el superintendente de servicio revisa la actividad de precursores a mitad del año de servicio entonces cualquier que requiera horas puede tener asistencia.
Prontamente envía la carta del Registro de Publicadores de la congregación y las cartas de presentación firmada por el comité de servicio de la congregación a la congregación que lospublicadores se mudan, sin esperar una solicitud formal de la nueva congregación. Si es necesario inicia las solicitudes de correspondencia como cuando un publicador se muda a sucongregación.
Se asegura que es un adecuado suplemento la forma atención del reporte de Reunión (S3)
Supervisor de servicio
17. El supervisor de servicio mantiene el interés en las horas de los publicadores en el ministerio y su efectividad. El es entusiasta acerca del ministerio y motiva a otros a participar de tiempo completo. El es altamente hábil en varios aspectos de el trabajo, capaz de tratar a otros y alertarlos.
18. Las actividades del supervisor de servicio incluye lo siguiente:
Agendar las visitas regulares al superintendente a todos los grupos de servicio de campo una vez al mes el visita a un grupo distinto. (En congregaciones pequeñas con pocos grupos, el pudiera organizar visitar cada una dos veces durante un año) Durante su visita el conduce reuniones para el servicio de campo, trabaja con el grupo del ministerio del campo de casa en casa y ayuda a los publicadores con sus re visitas y estudio de Libro. Revisa la tarjeta del registro de publicadores de la congregación con el grupo de superintendentes y verifica la disposición para el servicio de campo.
Toma la delantera, trabajando con el cuerpo de ancianos en disponer reuniones para el servicio de campo en los momentos convenientes y lugares durante el día. Dispone de alguien para conducir las reuniones de servicio como sea necesario. Organiza el testimonio en los días festivos y durante campañas especiales.
Cuando sea necesario, al concluir su visita regular, el super intendente de circuito mandará una recomendación a la oficina central para el nombramiento del coordinador de cuerpo de ancianos. Si es un ajuste temporal hecho separado de la visita del superintendente de circuito, el cuerpo de ancianos deberá notificar inmediatamente a la oficina central en carta, firmada por el comité de servicio de la congregación, explicando la razón del cambio. La forma Cambio de dirección de del cuerpo de ancianos (S-29) deberá acompañar la carta.
Si el coordinador se encontrará lejos un tiempo, el cuerpo de ancianos deberá seleccionar uno entre su número para actuar como reemplazo durante su ausencia. El correo y la correspondencia debrá ser manejada por el reemplazo durante el tiempo de ausencia.
Secretario de congregación.
El cuerpo de ancianos seleccionará el secretario y notifica a la oficina central llenando la forma Coordinador del Cuerpo de Ancianos/Secretario Cambia de dirección (S-29). El secretario deberán tener habilidades organizacionales y ser conocido como quien no es lento. (Rom. 12.11) El deberá tener la habilidad para escribir de una manera clara y entendible. Si es necesario, el cuerpo de ancianos puede seleccionar un anciano para asistirlo o un siervo ministerial capáz para asisitirlo en el cuidado para actividades de rutina.
Las actividades del secretario incluyen las siguientes:
Mantiene los registros de la congregación, incluyendo la correspondencia de la oficina central, de manera ordenada.
Guarda los registros de la congregación, incluyendo las tarjetas del registro del publicador de la congregación (S-21), en un lugar accesible pero seguro (En el salón del Reino si es posible) para ser usado por los ancianos cuando sea necesario. Aunque el cuerpo de ancianos designe cual anciano tendrá llave para los expedientes, cada anciano deberá tener libre y rápido acceso a las cartas del registro de publicadores de la congregación, cartas de la oficina central y otros registros comunes. Sólo los ancianos directamente manejarán los ausntos que debieran abrirse y verán registros judiciales confidenciales cerrados.
